Na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, że jeśli nie wiesz, do którego portu chcesz wpłynać, zacumujesz tam, gdzie poprowadzi Cię wiatr. Z niechęci do takiego stanu rzeczy wyznaczasz cele, a w rezultacie planujesz swoje życie zawodowe i rodzinne, a nawet duchowe i intelektualne. Być może po pewnym czasie tracisz zapał i cierpliwość, zniechęcasz się do planowania, rzucasz kalendarz na dno torby i próbujesz działać na zasadzie łapania zadania pierwszego z brzegu.

Napisałam o błędach popełnianych na polu planowania, ponieważ uważam, że planowanie to jedyna droga do osiągania ambitnych celów, pełnienia funkcji sterniczki swojego życia i docierania tam, gdzie chcesz być Ty. Motywacja dodaje mnóstwo siły, ale po pewnym czasie potrzebuje siostry samodyscypliny. Ta z kolei potrzebuje konkretu, czyli planu. Zrobiłam na tym polu mnóstwo błędów – omiń góry lodowe, z którymi się zderzyłam.

Błąd nr 1: Próbujesz zarządzać czasem, a powinnaś sobą

Nie jesteś w stanie przewidywać niespodzianek, które przynosi Ci życie. Czasem pada deszcz (nie zamknęłaś w domu okien), raport od kolegi nie przychodzi na czas (jutro rano prowadzicie spotkanie), boli Cię głowa (chciałaś pobiegać). W skali całego życia możesz realizować swoje cele i osiągać sukcesy pomimo wyżej wymienionych zmian. Spróbuj zarządzać sobą w czasie, a nie czasem, bo czas upłynie z Tobą i bez Ciebie.

Robiąc plan, zostaw w nim przestrzeń na potencjalne awarie, dzięki czemu nie wpadniesz w frustrację przy małych opóźnieniach. Nie zawsze jest to możliwe, ale warto zdawać sobie sprawę z tego, że nie możemy kontrolować świata zewnętrznego, w takim stopniu, w jakim byśmy tego chciały,

Niedawno osoba X spóźniała się z przekazaniem mi czegoś, co musiałam później edytować i puścić dalej. W tym przypadku nie miałam opcji zostawienia sobie luki czasowej, bo zadanie było „na już”. Ono było “na już” od samego początku, ale ja miałam wpływ na swoją reakcję na te spóźnienie, które swoją drogą zabrało mi 5 godzin snu. Z początku wpadłam w złość (“Jak można było zawalić coś tak ważnego?!”), ale przypomniałam sobie, że skoro w tym wypadku nie mam wpływu na szybkość otrzymania dokumentu (nie miałam!), powinnam dobrze te 5 godzin wykorzystać. Wzięłam prysznic, poszłam na spacer i zjadłam kolację. Dokument zgodnie z zapowiedzią doszedł spóźniony o 5 godzin, ja zarwałam cześć nocy. Średni happy end, prawda? Po kilku dniach odbyłam rozmowę z osobą, na którą czekałam (doszłyśmy do źródła problemu – osoba ta przeliczyła swoje możliwości czasowe). Jedyne co mogłam wtedy zrobić, to zarządzić sobą. Kilka lat temu spędziłabym 5 godzin niechcianej przerwy przy biurku, z telefonem przy uchu, odliczaniem minut i marudzeniem. Gdy sytuacja wymyka się spod kontroli, najpierw zarządź sobą.

Błąd nr 2: Korzystasz ze zbyt wielu narzędzi (albo z narzędzi nie dla Ciebie)

Ogólnie rzecz biorąc, jeżeli coś działa, to jest dobre. Jak nie działa, to nie. Za proste? Czytaj dalej. Zdarzyło Ci się zrobić plan na luźniej kartce i ją zgubić? Zaczęłaś zapisywać zadania w dwóch aplikacjach naraz, a potem przestałaś do nich zaglądać z obawy przed niezrealizowanymi zadaniami?

Narzędzia mają wspierać nas w planowaniu, a nie komplikować życie i wtłaczać w kompleksy. Narzędzia są dla nas, nie odwrotnie. Jak je wybierać? Po pierwsze, pomyśl z czego korzystałaś do tej pory. Kalendarza Google? Planera? Działało? Jeśli tak, nie musisz przerzucać się na system GTD (Getting Things Done, przeczytasz o tym na przykład  tutaj). Ja korzystam z dwóch narzędzi, które w zupełności spełniają moje potrzeby. W związku z tym, że rzadko odrywam się od telefonu, planuję przy użyciu dwóch aplikacji na telefon. Mój papierowy planer (przepiękny!) od marca wala się po mieszkaniu – kolejny rok niechętnie korzystam z papieru na co dzień. Jeśli, tak jak ja, nie korzystasz z papieru, nie lubisz charakteru swojego pisma, nie masz cierpliwości do kreślenia, zostaw bullet journals na Pintereście.

Ja godziny spotkań zapisuję w kalendarzu Google, nie mam ich zbyt wiele, więc ta opcja mi wystarcza. Nie polecam wpisywania listy zadań do wykonania i terminów spotkań w jednym miejscu, chyba że masz mało spotkań i mało zadań 😉 Listy zadań trzymam w osobnej aplikacji, mogę w niej ustawiać przypomnienia i kontekst (np., dom, praca itd.), system przypomina mi o zadaniu, kiedy tego potrzebuję – jestem z takiego rozwiązania bardzo zadowolona.

Jeśli nie jesteś prezeską banku światowego, prawdopodobnie wystarczą Ci maksymalnie 2 narzędzia. U osób, które lubią papier i mają nawyk noszenia ze sobą dużej torby, może sprawdzić się jeden planer. Wybieraj narzędzia zgodne z Twoimi nawykami.

Błąd nr 3: Czasami trzymasz się planu, czasami udajesz, że plan nie istnieje

Nie ma nic złego w decyzji typu jestem dziś zmęczona i zamiast pracy biorę się za wino, ale na miłość boską, nie rób tego codziennie! Życie wygląda tak, że czasem przyspieszamy, a czasem zwalniamy. To normalne, nawet Beyonce chodzi czasem pół dnia po wyspie i nic nie robi 😉 Mimo to dobrze jest pamiętać o tym, dlaczego coś zaplanowałyśmy, czyli o co właściwie nam chodziło? Może dlatego, że chcemy osiągnąć określony cel? Z drugiej strony, warto umieć w życiu odpuszczać. Jednak istnieje zasadnicza różnica pomiędzy zmianą terminu lub rezygnacją (świadoma decyzja) a lękiem przed otworzeniem listy zadań (jak zobaczę, ile mam do roboty, to spanikuję, więc na wszelki wypadek udam, że tej listy nie ma).

Błąd nr 4: Myślisz, że planowanie to 90% sukcesu

Samo nie zrobi. Najlepiej zaplanowane (a niezrobione) jest gorsze niż niezaplanowane (a zrobione). Oprócz ściągnięcia aplikacji i zakupu super planera trzeba się wziąć do pracy. Tylko i aż.

Planowanie pomaga osiągać cele, a nie jest celem samym w sobie. Powodzenia!